Ri­si­ko im Be­schaf­fungs­ma­na­ge­ment

Am Dienstagnachmittag trifft sich das Projektteam in einem großen Besprechungsraum, um Risiken, die sich auf ihre Arbeit auswirken könnten, zu besprechen und zu überprüfen. Der Manager bittet zunächst jeden Teilnehmer um ein Update darüber, was er seit dem letzten Treffen unternommen hat – das ist nicht nur während der Planung wichtig, sondern auch danach! Dann geht er oder sie alle Punkte mit hoher Wahrscheinlichkeit/hoher Auswirkung durch, bevor er mit einigen abschließenden Bemerkungen endet. Das Ziel ist es, das Risikoregister auf dem neuesten Stand zu halten. Wie bei jeder Besprechung bittet der Projektleiter die Teammitglieder, neue Risiken zu nennen, die sie identifizieren, und sich Gedanken darüber zu machen, was die Ursache dafür sein könnte oder wie sie sich auf unsere Strategie auswirken.

Risiken analysieren

Die Lizenzverwaltung ist ein heikles Thema. Es ist nicht klar, ob teure Softwarelizenzen gekauft werden müssen oder nicht, und das kann erst nach dem Start des Projekts geschehen! Aber zum Glück für uns – im Vertrag mit unserem Lieferanten steht, dass alle Maschinen in den Rechenzentren jederzeit mit gültigen Lizenzen arbeiten müssen. Der Projektleiter sorgte dafür, dass die Software immer auf dem neuesten Stand war, indem er sie auf Sicherheitsrisiken überprüfte. Er wusste, dass die Server ohne aktuelle Lizenzen nicht nur anfällig sind, sondern auch von Hackern angegriffen werden können! Die IT-Abteilung ist die wichtigste in jedem Unternehmen. Hier dürfen die Projektmanager keine Kompromisse eingehen, und die Lizenzverwaltung war schon immer ein Thema für sie, denn sie ist sowohl aus wirtschaftlicher Sicht als auch im Hinblick auf die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen für Rechenzentren unerlässlich.

Projektleiter, wir haben ein Problem!

„Der Anbieter hat uns mitgeteilt, dass wir die neuen Lizenzen installieren müssen“, sagte ein Mitarbeiter, der für die Überwachung der Softwarelizenzen zuständig ist. „Es gibt keine Alternative, und jetzt verlangen sie auch noch Geld im Voraus? Das scheint nicht richtig zu sein.“ Das ruhige Verhalten des Projektleiters ist überraschend, aber sein vorausschauendes Handeln zahlt sich aus, da das Team signalisiert, dass dieses Risiko höchstwahrscheinlich eintreten wird. Da sie sich zu Beginn auf die Risiken geeinigt hatten und noch vor Beginn der Arbeiten an dieser speziellen Aufgabe (von der sie wussten, dass sie riskant sein würde), richtete er eine Platzhalter-Budgetplanungssitzung ein, so dass das Budget bei Bedarf später geändert werden konnte, wenn die Dinge ernster wurden oder weiter voranschritten, zusammen mit den Fortschritten, die bereits in früheren Sitzungen in Bezug auf die Kosten gemacht wurden, die mit den zusätzlichen Funktionen verbunden sind, die zu den bestehenden hinzugefügt wurden und die zu Überschreitungen führen könnten, sobald alle besagten Ergänzungen abgeschlossen sind – womit sich der Kreis wieder schließt! Das Büro des Controllers wollte diese Gelegenheit nicht kampflos verstreichen lassen. Sie wehrten sich gegen jeden Zentimeter Ihres Vorschlags und gaben schließlich zu, dass an Ihrem Argument etwas dran sein könnte, aber nur, wenn wir alle potenziellen Kosten, die mit dem Projekt verbunden sind, vorher berücksichtigen! Wenn diese Dinge geklärt sind, fällt uns die Budgetplanung leichter…
Die Person, die oben geschrieben hat, schien nicht gerade begeistert darüber zu sein, dass ihre Idee in Frage gestellt wurde, also habe ich eine andere Passage gefunden, die mehr Details enthält. Dem Projektleiter gelang es, seine Bedürfnisse durch diese Debatte zu erfüllen. Er konnte auf Informationen zugreifen und sie reaktivieren, die zuvor mit den Controllern besprochen worden waren, die aber in ihrem Gedächtnis verloren gegangen waren, weil sie nicht wollten, dass er das tut!

Nichts dem Zufall überlassen

Da die Budgetzuweisung für die Lizenzen noch in der Schwebe ist, sind die Projektmanager nervös. „Das Risiko hat sich verwirklicht“, sagen sie zu sich selbst, während E-Mails hin- und herfliegen, um zu erfahren, wie viel benötigt wird, wenn die Dinge schief gehen oder genau so bleiben, wie sie jetzt sind – was mit jedem Tag wahrscheinlicher wird, da seit fast 2 Monaten keine andere Kommunikation als einige automatisierte Antworten erfolgt ist.
„Was ist, wenn wir die Lizenzen nicht beschaffen und es eine Unterbrechung im Datencenter gibt?“, fragt ein Manager, der sich Sorgen macht, was passieren könnte. Er weiß, dass in schwierigen Situationen der direkte Kontakt effektiver ist als die rein schriftliche Kommunikation. Er bereitet das Gespräch mit einem Foliensatz vor, in dem alle wichtigen Argumente für den Erwerb aufgelistet sind und warum er trotz aller Risiken und Konsequenzen durchgeführt werden sollte – die PowerPoint-Präsentation beantwortet, was passiert, wenn die Lizenzen doch nicht gekauft werden!

Vorhandene Pläne aktualisieren

Wenn der Projektmanager neue Finanzinformationen erhält, kann er diese schnell und einfach an seine Kunden weitergeben.

Der Teufel steckt im Detail

Die Person, die für die Beschaffung zuständig ist, kennt den internen Prozess gut. Er hat persönliche Beziehungen zu den Lieferanten, so dass er jedes Problem, das bei dieser mühsamen Aufgabe auftauchen könnte, ohne großen Aufwand oder Verzögerung lösen kann. Er sorgt dafür, dass jede Bestellung den hohen Standards unseres Unternehmens entspricht, indem er sicherstellt, dass für jedes Projekt Produkte von höchster Qualität verwendet werden. Gleichzeitig berücksichtigt er bei der Auswahl des Anbieters, der unsere Anforderungen am besten erfüllt, auch die Kosten. Der Projektleiter möchte sicherstellen, dass sein Team über alle Aspekte des Einkaufsprozesses auf dem Laufenden ist. Deshalb lässt er sie jede Woche darüber berichten, wie es um das Budget und die Lizenzbeschaffung steht und welche anderen technischen oder betrieblichen Fragen sie haben! Der Projektmanager nimmt alle Antworten aus dem Betrieb und bildet daraus ein Aufgabenpaket. Anschließend fügt er diese neuen Aufgaben in seinen bestehenden Projektstrukturplan ein, um sich die Arbeit in künftigen Besprechungen zu erleichtern, oder wenn bei diesem Prozess Probleme auftreten.

Bei der Entwicklung von Softwareprojekten ist es sehr wichtig, dass wir dafür sorgen, dass unsere Beteiligten genau wissen, was bei jedem Schritt zu tun ist, damit sie auch selbst zur Verantwortung gezogen werden können. Das bedeutet, dass die Kommunikationskanäle zwischen allen Beteiligten in jeder Phase der Entwicklung (oder was auch immer Sie längerfristig vorhaben) offen bleiben. Auf diese Weise gibt es keine missverstandenen Anweisungen, weil vorher nicht ausreichend geklärt wurde, und alles läuft reibungslos wie geplant!

Meine Empfehlungen

• Erstellen Sie ein Risikoregister, um alle Beteiligten in der Teambesprechung über wichtige Risiken und deren Bedeutung zu informieren.
• Geben Sie das Risikoregister an Ihre Stakeholder weiter, damit diese über aktuelle Informationen zu den Risiken verfügen können. Je wahrscheinlicher es ist, dass ein Problem auftritt und seine Folgen so besorgniserregend sind, dass die Personen, die für die Verhinderung oder Lösung des Problems zuständig sind, handeln, bevor es zu spät ist!
• Wenn Sie sich auf Sitzungen vorbereiten, sollten Sie immer vorbereitet sein. Vergewissern Sie sich, dass das Dokument Informationen über Ihre Ausgangssituation und Ihre Herausforderungen sowie die verfügbaren Optionen enthält, um diese zu lösen, damit sie sich nicht verschlimmern, bevor sie besser werden, oder notfalls ganz gelöst werden können!
• Wenn Sie eine Aufgabe in kleinere Teile aufteilen und diese gleichzeitig erledigen können, tun Sie das. So sparen Sie wertvolle Zeit bei der Erledigung Ihrer Arbeit, anstatt zu warten, bis ein großer Brocken nach dem anderen fertig ist!
• Es ist ein Muss, Ihre Planungsunterlagen auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn Sie feststellen, dass sich Meilensteine oder andere Aspekte des Projekts geändert haben, sollten Sie diese neuen Erkenntnisse in die bereits geplante Planung einbeziehen!