Wie Sie Ihre Pro­jekt­da­tei­en or­ga­ni­siert halten

Ein wesentlicher Punkt für erfolgreiches Projektmanagement und Audits – nicht nur im Anschluss an ein Projekt, sondern idealerweise schon während der Umsetzung – ist die Projektablage und die Verwendung der für Ihr Projekt geeigneten Ablagestruktur. Im Laufe der Umsetzung eines Projekts sammelt sich in der Regel ein Stapel von Informationen in Form von virtuellen Dokumenten an.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Projektdateien zu organisieren. Wichtig ist, dass Sie eine Methode finden, die für Sie und Ihr Team funktioniert, und sich daran halten. In diesem Sinne finden Sie hier einige Tipps, wie Sie Ihre Projektdateien organisieren können.

Tipp 1: Erstellen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur
Der erste Schritt besteht darin, eine Ordnerstruktur zu erstellen, die für Ihr Projekt sinnvoll ist. Dadurch wird es für Sie und Ihr Team einfacher, die benötigten Dateien zu finden, wenn Sie sie brauchen. Sie könnten zum Beispiel Ordner für jede Projektphase oder für jede Abteilung, die an dem Projekt arbeitet, anlegen.

Tipp 2: Verwenden Sie beschreibende Dateinamen
Sobald Sie Ihre Ordnerstruktur erstellt haben, ist es an der Zeit, Ihre Dateien zu benennen. Benennen Sie Ihre Dateien so beschreibend wie möglich. Dadurch wird es für Sie und Ihr Team einfacher, die richtige Datei zu finden, wenn Sie sie brauchen. Benennen Sie eine Datei zum Beispiel nicht „Besprechungsnotizen“, sondern „Besprechungsnotizen – Datum“.

Tipp 3: Versionieren Sie Ihre Dateien
Im Laufe Ihres Projekts werden Sie unweigerlich Änderungen an Ihren Dateien vornehmen müssen. Wenn dies geschieht, sollten Sie Ihre Dateien versionieren. Das bedeutet, dass Sie bei jeder Änderung eine neue Version der Datei erstellen. Wenn Sie zum Beispiel an einem Dokument arbeiten und Änderungen daran vornehmen, speichern Sie die neue Version unter dem Namen „Dokumentname – Datum“. So stellen Sie sicher, dass Sie immer Zugriff auf die aktuellste Version Ihrer Dateien haben.

Tipp 4: Organisiert bleiben
Sobald Sie Ihr Ablagesystem erstellt haben, müssen Sie sicherstellen, dass jeder in Ihrem Team es korrekt verwendet. Beauftragen Sie jemanden damit, dafür zu sorgen, dass alle Dokumente an der richtigen Stelle abgelegt und korrekt benannt werden. Außerdem sollten Sie regelmäßige Besprechungen mit Ihrem Team einberufen, um sicherzustellen, dass sich alle an das System halten und dass es gut funktioniert. Seien Sie darauf vorbereitet, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen; wenn sich Ihr Projekt weiterentwickelt, sollte auch Ihr Ablagesystem angepasst werden.

Fazit
Die Organisation Ihrer Projektdateien ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Projektmanagements. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Dateien gut organisiert und leicht zu finden sind, wenn Sie sie brauchen.